Das sind Deine Aufgaben:

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen, insbesondere Rahmenverträgen, Einzelverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Servicevereinbarungen
• Prüfung der formalen Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten vor Unterzeichnung, insbesondere hinsichtlich Vertragsparteien, Laufzeiten, Preisen und Anlagen
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Optionen und Verlängerungen sowie rechtzeitige Eskalation bei kritischen Terminen
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontaktdaten, Nachweisen und Zertifikaten
• Unterstützung bei Vertragsinventuren und Bestandsanalysen sowie bei der Vorbereitung von Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen
• Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und sonstigen vereinbarten Unterlagen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Lieferantenbewertungen einschließlich Datensammlung, Kennzahlenaufbereitung und Dokumentation
• Mitwirkung bei Reklamationen und vertraglichen Anspruchsfällen, insbesondere durch Dokumentation, Fristenüberwachung und Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen zu Vertragsbeständen und Lieferantenaktivitäten
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe, Checklisten, Vorlagen und digitaler Workflows
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für Vertragsverlängerungen, -änderungen und -kündigungen durch strukturierte Zusammenstellung von Daten, Fristen und Risiken
• Koordination und Abstimmung mit Fachbereichen, Einkauf, Lieferanten sowie Finance, Rechtsabteilung, Compliance und Datenschutz

Was wir von Dir erwarten:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit vergleichbaren Qualifikationen sind ausdrücklich willkommen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und gute Kommunikation in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit
• Service- und lösungsorientiertes Handeln
• Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau
• Englischkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich

Was Du von uns erwarten darfst:

• Strukturierte und umfassende Einarbeitung in unsere internen Abläufe und Prozesse
• Mentorenprogramm und persönliche Begleitung während der Einarbeitung
• Moderne technische Ausstattung
• Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Fachbereichen und Ansprechpartnern
• Teamübergreifende Zusammenarbeit in einem motivierten und aufgeschlossenen Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
• Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Vertragsadministration, Dokumentenmanagement und Lieferantenmanagement
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Benefits:

• Jobradleasing
• Arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Mitarbeiterrabatte
• Firmenevents
• Gute Verkehrsanbindung und gute Parkmöglichkeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Workshops
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• flexible Arbeitszeiten

Die aufgeführten Benefits geben einen Überblick über unsere aktuellen Arbeitgeberleistungen. Je nach Tätigkeit, Einsatzbereich und den jeweils geltenden betrieblichen Regelungen können einzelne Leistungen variieren. Diese Stellenanzeige begründet keinen individuellen Rechtsanspruch auf die genannten Leistungen.